Welchen Multifunktionsdrucker für Büro? Ultimativer Leitfaden für die richtige Wahl
Warum ein Multifunktionsdrucker im Büro unverzichtbar ist
Ein Büro ohne einen zuverlässigen Drucker ist kaum vorstellbar. Moderne Unternehmen setzen dabei immer häufiger auf Multifunktionsdrucker, die neben dem Drucken auch Scannen, Kopieren und teilweise Faxen ermöglichen. Doch bei der Vielzahl an Modellen und Herstellern stellt sich die Frage: Welchen Multifunktionsdrucker für Büro auswählen? Genau darauf liefert dieser Leitfaden eine fundierte Antwort.
Was ist ein Multifunktionsdrucker?
Definition und Hauptfunktionen
Ein Multifunktionsdrucker (MFP) vereint mehrere Geräte in einem. Er kann drucken, scannen, kopieren und häufig auch faxen. Damit spart er nicht nur Platz, sondern auch Kosten, da keine separaten Geräte angeschafft werden müssen.
Unterschiede zwischen MFP, Kopierer und Drucker
Drucker: Reines Gerät für Ausdrucke. Der Drucker ist meist auch niedriger, wenn der Platz nicht da ist.
Kopierer: Kopiert vorhandene Dokumente, Heutzutage werden umgangssprachlich aber Kopierer und Multifunktionsdrucker gleichgesetzt da es seit Jahren keine reinen Kopierer mehr gibt.
MFP: Kombination aus Drucker, Scanner, Kopierer und Faxgerät, im Büroumfeld immer mit Netzwerkfunktionen.
Wichtige Auswahlkriterien für Büros
Druckgeschwindigkeit und Druckvolumen
Für kleine Büros reichen 20–30 Seiten pro Minute. In größeren Unternehmen sind 40–60 Seiten pro Minute Standard. Das monatliche Druckvolumen sollte immer an den Bedarf angepasst sein.
Druckqualität: Schwarz-Weiß vs. Farbdruck
Schwarz-Weiß-Drucker sind günstiger im Unterhalt. Wer jedoch regelmäßig Präsentationen oder Marketingunterlagen und Rechnungen mit Briefkopf erstellt, profitiert von Farbdruck.
Papiermanagement und Formate (A3, A4, Duplex)
A4 reicht für den Standardbetrieb.
A3 wird in Schulen, Gemeinden und Handwerksbetriebe benötigt.
Duplexdruck spart Papier und ist nachhaltig.
Erweiterte Ausstattungsoptionen bei Multifunktionsdruckern
RADF (Reversing Automatic Document Feeder)
Ein RADF erlaubt das automatische Einziehen von Vorlagen für das beidseitige Scannen, indem die Seiten umgedreht werden.
Vorteil: Kostengünstiger als DSPF.
Nachteil: Etwas langsamer, da jede Seite gewendet wird.
DSPF (Duplex Single Pass Feeder)
Der DSPF scannt beide Seiten in einem Durchgang, ohne dass das Dokument gewendet werden muss.
Vorteil: Sehr schnell und schont das Papier.
Empfehlung: Ideal für Büros mit hohem Scan- und Archivierungsbedarf.
Zusatzkassetten
Viele Geräte lassen sich mit weiteren Papierkassetten ausstatten.
Vorteil: Mehr Papiervorrat, verschiedene Formate gleichzeitig (z. B. A4 + A3)
Mehrere Vorlagen und Etiketten für Speditionen (DPD, UPS, DHL)
Papierstärke und Medientypen
Nicht alle Drucker können dickes Papier oder Spezialmedien verarbeiten.
Standard: 60–120 g/m²
Hochleistungsgeräte: bis 300 g/m² (für Broschüren, Flyer, Deckblätter)
PostScript-Unterstützung (Mac- und Grafikdruck)
PostScript ist wichtig für Mac-Nutzer und Unternehmen, die im Grafik- und Designbereich arbeiten.
Vorteil: Exakte Farbwiedergabe und bessere Kompatibilität.
Drucken von Handy oder Tablet
Dank AirPrint (Apple), Mopria (Android) oder Hersteller-Apps wie Sharp Desk Mobile können Dokumente direkt vom Smartphone gedruckt werden.
Vorteil: Ideal für mobiles Arbeiten.
OCR (Optical Character Recognition)
OCR erkennt Text in gescannten Dokumenten und wandelt ihn in durchsuchbare PDF-Dateien um.
Vorteil: Sehr hilfreich für digitales Dokumentenmanagement, Archivierung und das Durchsuchen von gescannten Rechnungen und Lieferscheinen.
WLAN und Netzwerkanschluss
Nahezu alle modernen MFPs bieten LAN.
Vorteil: Drucker benötigt kein Netzwerkkabel zur Infrastruktur. Drucken über WLAN sollte immer über die WLAN Infrastruktur des Büros gehostet werden, um eine bessere räumliche Abdeckung zu haben
Empfehlung: Für mehr Sicherheit besser LAN nutzen, WLAN nur verschlüsselt.
Generalüberholt oder neu
Neu: Längere Lebensdauer, volle Herstellergarantie.
Generalüberholt (Refurbished): Deutlich günstiger, geprüft und gewartet, aber eigentlich nur sinnvoll in Miete mit Servicevertrag da die Reparaturen inbegriffen sind.
Broschürenfunktion
Hochwertige Drucker können Broschüren im A4- oder A3-Format erstellen, inklusive Falzung und Heftung.
Vorteil: Professioneller Look für Marketing- oder Schulungsunterlagen.
Arten von Multifunktionsdruckern
Laserdrucker vs. Tintenstrahldrucker
Für Büros sind Laserdrucker oft die bessere Wahl, da sie schnell drucken, langlebig sind und niedrige Seitenkosten bieten. Tintenstrahldrucker punkten hingegen mit brillanten Farben, eignen sich aber eher für kleinere Druckvolumen, und haben oft schlechte drucke, wenn sie länger nicht in Verwendung sind.
Monochrom vs. Farbdruck
Monochromdrucker sind ideal, wenn hauptsächlich Texte gedruckt werden, für Interne Dokumente oder für Arztpraxen.
Farbdrucker sind empfehlenswert für Unternehmen, die Grafiken, Rechnungen oder Angebote erstellen.
Netzwerkfähige Drucker und Cloud-Integration
Ein moderner MFP sollte netzwerkfähig sein und sich problemlos in Cloud-Lösungen wie Google Drive, OneDrive oder Dropbox integrieren lassen, was flexibles Arbeiten ermöglicht.
Kauf, Leasing oder Miete – was lohnt sich für Unternehmen?
Warum Kaufen
Einmalige Anschaffungskosten
Unabhängigkeit von Verträgen
Gut für kleine Büros mit geringerem Druckvolumen
Vorteile der Miete
Flexible Laufzeiten
Planbare monatliche Kosten
Sofort steuerlich absetzbar
Keine hohen Investitionskosten
Service und Reparaturen sind inklusive
Nur ein Vertragspartner
Keine Privatbürgschaft
Möglichkeit, regelmäßig auf neue Modelle umzusteigen
Vorteile des Leasings
Planbare monatliche Kosten
Regelmäßige Wartung durch Anbieter falls vereinbart
Steuerlich absetzbar
Möglichkeit das Gerät nach der Laufzeit anzukaufen
Top-Marken und Hersteller von Multifunktionsdruckern
Im Großen und ganzen habe alle Marken gute Bürodrucker, ausschlaggebend sind aber die Verbrauchskosten und ein zuverlässiger Kundenservice.
Brother
Brother steht für zuverlässige Bürogeräte, die sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eignen. Die MFPs zeichnen sich durch kompakte Bauweise, niedrige Folgekosten und hohe Druckqualität aus.
Beliebte Modelle: Brother HL-L9310CDW, Brother MFC-L9570CDW, Brother MFC-L8690CDW.
Sharp
Sharp bietet besonders im A3-Farblaserdrucker-Segment leistungsstarke Geräte an. Diese eignen sich für Unternehmen mit hohem Druckaufkommen, die Wert auf professionelle Farbausgabe legen. Sharp-MFPs sind für ihre Langlebigkeit und Bedienfreundlichkeit bekannt.
Beispiel: Sharp BP-Serie mit umfangreichen Sicherheitsfunktionen.
HP
HP ist bekannt für innovative Lösungen und große Modellvielfalt in A4. Besonders beliebt sind die LaserJet-MFPs mit hoher Geschwindigkeit und Netzwerkfähigkeit, leider haben die in den letzten Jahren ihren guten Ruf verloren und auch die verbrauchskosten sind hoch.
Canon
Canon punktet mit exzellenter Bild- und Fotoqualität. Die Modelle sind oft im Grafik- und Designbereich im Einsatz.
Kyocera
Kyocera waren führend im Bereich nachhaltiger Drucklösungen. Ihre langlebigen Druckwerke sorgen für niedrige Betriebskosten, wenn jedoch die Druckwerke beschädigt sind, sind die Reparaturkosten hoch.
Ricoh
Ricoh bietet High-End-Lösungen für große Unternehmen. Besonders stark in Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Aber Auchtung: Verträge und Geschäftsbedingungen genau lesen, da gibt es oft versteckte kosten.
Kostenfaktoren bei der Anschaffung
Anschaffungskosten
Je nach Ausstattung kosten Multifunktionsdrucker zwischen 300 € für Einstiegsmodelle und über 5.000 € für High-End-Geräte.
Folgekosten für Verbrauchsmaterialien
Toner oder Tinte
Trommeleinheiten
Wartungskits
Gerade bei Farblaserdruckern können die Folgekosten erheblich sein.
Service- und Wartungsverträge
Leasing- oder Mietmodelle beinhalten oft Wartungsverträge, die Reparaturen, Ersatzteile und Tonerlieferungen abdecken, und unerwartete Folgekosten vermeiden.
Sicherheitsaspekte bei Multifunktionsdruckern
Zugriffskontrolle und Benutzerverwaltung
Moderne MFPs wie von Sharp und Brother bieten PIN-Codes oder Kartenleser für sicheren Zugriff.
Datenschutz und sichere Netzwerkintegration
Wichtige Funktionen:
Festplattenverschlüsselung
Sicherer Dokumenten-Upload
Automatisches Löschen gespeicherter Daten
Vorteile von Multifunktionsdruckern im Büroalltag
Platzersparnis und Effizienz
Ein einziges Gerät ersetzt Drucker, Scanner und Kopierer. Das spart Platz im Büro.
Zeit- und Kostenoptimierung
Zentralisiertes Gerät für alle Mitarbeiter
Geringere Energiekosten im Vergleich zu mehreren Einzelgeräten
Häufige Fehler beim Kauf vermeiden
Wählen Sie den richtigen Partner. Ein häufiger Fehler ist, nur auf den Preis zu achten und den falschen Partner zu wählen. Wichtig ist, einen Anbieter zu finden, der nicht nur das Produkt verkauft, sondern auch Technik, Service und Support in den Mittelpunkt stellt. Serviceverträge laufen meist über 5 Jahre, und da ist es wichtig, einen Partner zu haben mit dem die Zusammenarbeit gut funktioniert, und der defekte Geräte schnell und zuverlässig in Stand setzt.
Wählen Sie die richtige Druckkapazität. Ein Gerät, das falsch dimensioniert ist, führt zu Engpässen.
Behalten Sie nicht nur den Anschaffungspreise im Focus. Wer nur auf den Anschaffungspreis achtet, kann beim ersten Tonerkauf eine Überraschung erleben, da billige Drucker in der Regel teure und kleine Toner haben. Meist zahlt man schon im ersten Jahr ein Vielfaches des Druckerpreises an Toner.
Behalten Sie den Anwendungsbedarf im Auge. Man soll die aufgaben des Druckers im Vorfeld bestimmen; wird mit Apple gedruckt? sollte gescannte Texte durchsucht werden können? Werden viele Etiketten oder Broschuren gedruckt? Diese Voraussetzungen helfen bei der Wahl des richtigen Gerätes.
Der richtige Multifunktionsdrucker für Ihr Büro
Die Wahl hängt von Unternehmensgröße, Druckvolumen und Budget ab.
Für Kleine Büros sind Brother MFPs eine gute Wahl, weil Sie kompakt und günstig sind
Für Mittelständische Unternehmen sind Sharp A3-Farblaserdrucker ideal für professionelle Farbdokumente.
Ein Mietvertrag lohnt sich in vielen Fällen mehr als ein Kauf, da er Planungssicherheit und Service bietet.
Wir beraten Sie gerne bei Ihrer Wahl: nehmen SIe Kontakt mit uns auf für ein unverbindliches Beratungsgespräch
FAQs
Welcher Multifunktionsdrucker ist für ein kleines Büro geeignet?
Brother MFPs sind ideal, da sie kompakt und günstig im Unterhalt sind.
Welche Vorteile hat Miete gegenüber Kauf?
Miete bietet Planbarkeit, Serviceleistungen und technologische Aktualität.
Welche Drucker sind besonders energieeffizient?
Brother-Modelle sind für ihre Energiesparfunktionen und lange Lebensdauer bekannt und sind mit dem „Blauen Engel“ ausgezeichnet.
Was bedeutet Duplexdruck?
Duplexdruck ist der automatische beidseitige Druck, der Papier spart.
Welche Rolle spielen die Folgekosten?
Sie sind oft höher als die Anschaffungskosten, Mann soll Toner und Wartung müssen mit einkalkulieren. Wenn man mietet, sind diese Kosten schon mitkalkuliert, und werden Überraschungen vermieden.
Wie sicher sind Multifunktionsdrucker im Netzwerk?
Mit Verschlüsselung, Benutzerverwaltung und Firewalls sind sie sicher, wenn richtig konfiguriert.