OCR Texterkennung: Erleichtern auch Sie Ihre Arbeit
In vielen Gesprächen mit unseren Kunden habe ich bemerkt, dass einige nicht wissen, was OCR ist und welche Vorteile es mit sich bringt. Sie kennen das Tool nicht? Dann erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber:
Bei OCR (Optical Character Recognition) handelt es sich in der Regel um eine automatisierte Texterkennung, die aus gescannten Dokumenten, einen Text erzeugt. Oder auch einfach erklärt: Das Tool erkennt den Text, verarbeitet es anschließend, damit Informationen abgespeichert und geöffnet werden können.
Wenn Sie zum Beispiel eine Rechnung einscannen, wird es zu einem durchsuchbaren Dokument umgewandelt. In dieser Rechnung kann jetzt jedes Schriftzeichen gefunden werden. Wollen Sie in einer PDF-Datei nach einer bestimmten Rechnungs-, Seriennummer oder Firmennamen recherchieren, können Sie es in der Suchleiste eingeben, damit es Ihnen angezeigt wird.
Sollten Sie, Ihr Buchhalter oder Steuerberater mit einer FIBU Software (zum Beispiel BMD oder RZL) arbeiten, ist das Tool ideal, um digitale Belegerfassung zu ermöglichen. Durch die Erleichterung im Buchungsaufwand bleibt Ihnen mehr Zeit, sich um andere Tätigkeiten zu kümmern.
Dokumente schnell ablegen und finden
Für unsere Kunden legen wir auch eine Ordnerstruktur an, um abgelegte Dokumente schneller zu finden, einfacher zu bedienen und ordentlicher zu arbeiten. Im Konkreten erstellen wir bestimmte Scanordner, zum Beispiel einen Ordner für Eingangsrechnungen, einen weiteren für Lieferscheine etc. Jede Ablage bekommt eine eigene Scantaste, so dass das Sharp Multifunktionsgerät das eingescannte Dokument direkt im richtigen Ordner ablegt. Auf dieser Weise können Sie am PC über im jeweiligen Ordner, nach beliebigen Werten (zum Beispiel Firmennamen, Rechnungsnummer, Seriennummer, Artikelnummer) suchen.
OCR bietet noch andere Funktionalitäten, wie Barcodes erkennen oder ein Text aus einem Bild generieren. Unsere Sharp A3 Farbmultifunktionsgeräte sind entweder mit der OCR-Software ausgestattet oder können mit einem OCR Modul erweitert werden.
Glauben Sie, dass die Funktionen für Sie und Ihre Firma eine sinnvolle Bereicherung sein können? Dann kontaktieren Sie uns, bei einem persönlichen Gespräch beraten wir Sie gerne über einzelne Anwendungsfälle.